ChatGPT कार्य का उपयोग कर वित्तीय प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना

स्प्रेडशीट और दोहराए जाने वाले रिपोर्टिंग कार्यों में डूबने वाले वित्त पेशेवरों को चैटजीपीटी से वास्तविक राहत मिल सकती है। यह गाइड उन एकाउंटेंट्स, विश्लेषकों, नियंत्रकों और वित्तीय प्रबंधकों के लिए है जो रिपोर्टिंग, विचलन विश्लेषण, पूर्वानुमान समर्थन, मासिक समीक्षाओं को तेज करने और लीडरशिप पर वास्तव में कार्य कर सकते हैं. आपको तैयार-से-उपयोग वर्कफ़्लो, उदाहरण संकेत, और ईमानदार नोट्स मिलेगा जहां उपकरण मदद करता है और जहाँ आपको अभी भी सोचने की आवश्यकता है।

क्यों चैटजीपीटी वित्त टूलकिट में आता है

अधिकांश वित्त कार्य पैटर्न का पालन करता है. आप वास्तविकता को बजट से तुलना करते हैं, अंतराल की व्याख्या करते हैं , महीने का सारांश देते हैं और इसे सभी हितधारकों के लिए संकलित करते हैं। विश्लेषण में ही निर्णय की आवश्यकता होती है, लेकिन आसपास के काम की एक आश्चर्यजनक मात्रा टिप्पणियों का मसौदा तैयार करना, डेटा पुनर्गठन करना, सारांश लिखना, तालिकाओं को प्रारूपित करना ठीक वही है जो एक बड़ा भाषा मॉडल अच्छी तरह से संभाल सकता है।

चैटजीपीटी (ओपनएआई द्वारा विकसित) एक ड्राफ्टिंग पार्टनर और विश्लेषणात्मक सहायक के रूप में सबसे अच्छा काम करता है, आपके लेखांकन प्रणालियों या ईआरपी का प्रतिस्थापन नहीं। इसे एक तेज जूनियर विश्लेषक की तरह सोचें जो कभी भी पैराग्राफ को फिर से लिखने से थकता नहीं है, लेकिन जिसे CFO तक जाने से पहले अपने काम की जांच करने की आवश्यकता होती है।

कार्यप्रवाह 1: मासिक रिपोर्टिंग और टिप्पणी

मासिक रिपोर्टिंग में आमतौर पर संख्याओं को खींचना और फिर उनके आसपास कथा लिखना शामिल होता है। लेखन वह जगह है जहां चैटजीपीटी सबसे अधिक समय बचाता है।

इसे कैसे चलाया जाए: (अंग्रेज़ी में) "How to run it"

1. अपने प्रमुख आंकड़ों (राजस्व, व्यय, मार्जिन, कर्मचारियों की संख्या) को एक साधारण तालिका में निर्यात करें।
2. तालिका को चैटजीपीटी में संदर्भ के साथ चिपकाएंः कौन सी अवधि, बजट क्या था, कोई ज्ञात एकमुश्त घटनाएँ।
3. अपने घर की शैली में पहले मसौदे की टिप्पणी के लिए पूछें। उदाहरण के लिए: "इस महीने के परिणामों का 200 शब्दों में एक कार्यकारी सारांश लिखें नेतृत्व दर्शकों के लिए. टोनः तथ्यात्मक, संक्षिप्त, कोई शब्दजाल नहीं। दो सबसे बड़े विचलन और किसी भी रुझान को ध्यान देने योग्य पर प्रकाश डालें".
4. मसौदे की समीक्षा करें, किसी भी गलत संख्या को सही करें और अंतर्दृष्टि जोड़ें जिसे केवल आप जानते हैं जैसे लंबित सौदा या आपूर्तिकर्ता मूल्य परिवर्तन।

कुंजी अनुशासन: चैटजीपीटी को कभी भी उन आंकड़ों की गणना नहीं करनी चाहिए जिन्हें आपने सत्यापित नहीं किया है। इसे संख्याएं दें; उन्हें गन्दा इनपुट से जोड़ने के लिए न कहें।

कार्यप्रवाह 2: विचलन विश्लेषण

विचलन विश्लेषण पैटर्न-खोज है, और ChatGPT परिकल्पनाओं का सुझाव देने में सभ्य है जब आप इसे संरचित डेटा देते हैं।

लाइन आइटम द्वारा बजट बनाम वास्तविक दिखाने वाली एक तालिका चिपकाएं, फिर इस तरह के संकेत का प्रयास करेंः

"यहां विभागों द्वारा Q3 के लिए बजट बनाम वास्तविक आंकड़े हैं. पांच सबसे बड़े अंतर को सूचीबद्ध करें, प्रत्येक के लिए दो या तीन प्रशंसनीय व्यावसायिक स्पष्टीकरण सुझाएं और चिह्नित करें कि मुझे पहले किसकी जांच करनी चाहिए।"

आप एक प्रारंभिक ढांचा मिल जाएगाः मॉडल ड्राइवरों के रूप में मात्रा, मूल्य, समय या एक बार प्रभाव का सुझाव दे सकता है. उन परिकल्पनाओं सभी सही नहीं होगा, लेकिन वे डेटा के माध्यम से तेजी से एक स्प्रेडशीट खाली घूरने की तुलना में एक संरचित पास मजबूर करते हैं. आप पुष्टि या अपने सिस्टम से वास्तविक डेटा के साथ प्रत्येक स्पष्टीकरण को खारिज कर दिया.

कार्यप्रवाह 3: पूर्वानुमान सहायता

ChatGPT आपके लिए ड्राइवर-आधारित पूर्वानुमान मॉडल नहीं बनाएगा, लेकिन यह तीन उपयोगी तरीकों से मदद करता हैः

• मॉडल संरचना। अपने व्यवसाय का वर्णन करें और इसे एक समझदार पूर्वानुमान ढांचे की रूपरेखा तैयार करने के लिए कहें कौन से ड्राइवर मायने रखते हैं, किस granularity का उपयोग करना है, मौसमीता को कैसे संभालना है।
• परिदृश्य कथाएँ। सबसे अच्छा मामला, बेस केस और नकारात्मक कथाओं के लिए पूछें जो आप अपने परिदृश्यों से जोड़ सकते हैं ताकि नेतृत्व समझ सके कि प्रत्येक क्या मानता है।
• पागलपन की जाँच. अपने विकास की धारणाओं को चिपकाएं और पूछें, "क्या आप जानते हैं? "एक संदेहवादी CFO इन धारणाओं के बारे में क्या चुनौती देगा?" इसका प्रतिरोध अक्सर वही आलोचना है जो आपकी वित्त समिति उठाएगी।

इसके आउटपुट को मचान के रूप में समझें, न कि खुद मॉडल की तरह।

कार्यप्रवाह 4: मासिक व्यावसायिक समीक्षा और निर्णय-तैयार सारांश

लीडरशिप डेक और रिव्यू डॉक्यूमेंट क्लासिक ड्राफ्टिंग टास्क हैं।

1. कच्चे मीटिंग नोट्स या विभागीय अद्यतनों को एक संरचित एमबीआर रूपरेखा में सारांशित करें।
2. अपने निष्कर्षों को निर्णय-तैयार भाषा में परिवर्तित करें: चैटजीपीटी से "व्यय 8% बढ़ गया" को फिर से लिखने के लिए कहें, क्योंकि दो नए किराए और एक बार सॉफ्टवेयर नवीनीकरण द्वारा संचालित खर्च 8%, लागत स्थिर थी।
3. चर्चा के लिए प्रश्न उत्पन्न करेंः- (क) क्या आप जानते हैं कि किस प्रकार? "इन परिणामों के आधार पर, पांच प्रश्न सूचीबद्ध करें जो नेतृत्व टीम को चर्चा करनी चाहिए।

रीफ्रेज़िंग चरण सबसे अधिक मायने रखता है. वित्त टीमों के पास अक्सर सही संख्या होती हैं लेकिन उन्हें ऐसे तरीकों से प्रस्तुत करते हैं जो निर्णय नहीं लेते हैं। चैटजीपीटी वास्तव में डेटा स्टेटमेंट को निहितार्थ कथन में परिवर्तित करने में अच्छा होता है।

आम गलतियाँ

• गणनाओं पर अंधाधुंध भरोसा करना। भाषा मॉडल तालिकाओं की गलत गणना या गलत रीडिंग कर सकते हैं। हमेशा अपने स्रोत प्रणालियों के साथ हर आंकड़े को सत्यापित करें।
• जाँच नीति के बिना गोपनीय डेटा चिपकाना. बाहरी उपकरणों के साथ वित्तीय डेटा साझा करने पर अपनी कंपनी के नियमों की पुष्टि करें, और जहां आवश्यक हो उपयुक्त डेटा नियंत्रणों के साथ उद्यम योजनाओं का उपयोग करें।
• अस्पष्ट प्रश्न पूछना। "Analyze this" को सामान्य आउटपुट मिलता है. दर्शकों, लंबाई, स्वर और वास्तव में किस निर्णय का समर्थन करता है निर्दिष्ट करें।
• समीक्षा पास को छोड़ना. गलत संख्या के साथ एक पॉलिश-ध्वनि ड्राफ्ट किसी मोटे से अधिक खतरनाक है। इसे प्रसारित करने से पहले सब कुछ पढ़ें।
• इसे लेखांकन नियमों के स्रोत के रूप में उपयोग करना। कर और लेखांकन मानक अधिकार क्षेत्र के अनुसार भिन्न होते हैं और समय के साथ बदलते रहते हैं। योग्य पेशेवरों और आधिकारिक मार्गदर्शन से उपचार की पुष्टि करें, न कि चैटबॉट द्वारा।

इस सप्ताह आरंभ करना

एक आवर्ती कार्य चुनें मासिक टिप्पणी एक अच्छा उम्मीदवार है और इसके लिए एक पुनः प्रयोज्य संकेत टेम्पलेट का निर्माण करें। काम करने वाले संकेतों को सहेजें, जो नहीं करते हैं उन्हें परिष्कृत करें और वहां से विस्तार करें। कुछ रिपोर्टिंग चक्र के भीतर, आपके पास एक व्यक्तिगत संकेत पुस्तकालय होगा जो आपके सबसे धीमे प्रशासनिक कार्यों को दस मिनट की समीक्षा कार्य में बदल देता है, विश्लेषण के लिए अधिक समय छोड़ता है जिसे वास्तव में आपकी राय की आवश्यकता होती है.